Projektmanagement als Motor der Zukunft
Veränderte Bedingungen wie Globalisierung und Dynamisierung der Märkte, Entwicklung neuer Informations- und Kommunikationstechnologien, ein sich verschärfender Wettbewerb, konjunktureller Abschwung und andere schwieriger werdende Umweltbedingungen erzeugen einen starken Veränderungsdruck, dem sich kaum eine Unternehmung entziehen kann. Ein professionelles Projektmanagement realisiert diese Veränderungen anhand wirtschaftlichen Definitionen.
Projektmanagement als Antwort auf die nötigen Veränderungen
Seit vielen Jahren begann man innerhalb von Unternehmen entsprechende Projektgruppen einzusetzen, weil man mit den normalen Linienorganisationen die gewünschten Veränderungen nicht realisieren konnte. Projektmanagement wird also als eine Möglichkeit verwendet, durch die die Starrheit und Unflexibilität der Linienfunktionen durchbrochen wird. Gerade das Projektmanagement wird mehr und mehr zur Gestalt eines Organisationsparadigmas, das die herkömmliche hierarchisch aufgebaute Organisation ablöst, zumindest in ihrer Funktionalität für komplexe Aufgaben.
Im Zentrum des Projektmanagements steht der Gedanke der Selbstorganisation mit lose gekoppelten Strukturen und einer definierten Dezentralisation von Entscheidungen. Dadurch können schneller Anpassungen durch Veränderung des Umfelds sowie eine grosse Anzahl von komplexen Aufgaben erledigt werden. Die Definition eines Projekts macht deutlich, dass das Vorgehen im Projektmanagement sich stark vom üblichen Alltagsgeschehen in einer hierarchisch gegliederten Organisation unterscheidet. So findet die Projektarbeit unter Bedingungen statt, die bestimmte Spannungsfelder und Problemstellungen mit sich bringen.
- Sowohl in Bezug auf den Aspekt der Projektziele als auch auf den der finanziellen und personellen Ressourcen, können sich Spannungsfelder zu der bestehenden Organisation ergeben.
- Die zeitliche Begrenzung bezieht sich darauf, dass Projekte einen definierten Beginn und Abschluss haben, die als Grundlage für Berechnungen und Planungen dienen. Damit ist Projektarbeit aber auch das Projektmanagement immer mit einem gewissen Zeitdruck verbunden.
- Die Projektmitarbeitenden werden Aufgabenbezogen ausgewählt und abteilungsübergreifend zusammengestellt. Meistens unterstehen sie nun sowohl dem Linienvorgesetzten als auch dem Projektmanager, was zu Unsicherheiten und Rollenkonflikten und damit auch zu Demotivation führen kann, wenn die Widersprüchlichkeiten den Projektmitarbeitenden zugemutet werden.
- Mit dem Einsatz von Projektgruppen, evtl. einer Steuerungsgruppe und weisungsbefugten Projektmanagern werden neue Strukturelemente in die Organisation eingeführt, so dass ein Spannungsfeld zur Linienorganisation aufgebaut wird und die Machtverhältnisse beeinträchtigt werden.
- Problemstellungen in Projekten zu bearbeiten bedeutet also, eine Parallelorganisation in der bestehenden Hierarchie aufzubauen. Damit Projekte ihre Innovationsfunktion voll entfalten können und die Andersartigkeit der Projektkultur produktiv genutzt werden kann, bedarf es trotz der Verbindung zu den Linienorganisationen einen gewissen Abstand zur Linienorganisation.
- Ein weiterer Faktor, der die Unsicherheit und Komplexität im Projektmanagement erhöht, ist darin zu sehen, dass Projekte nicht nur in Unternehmensinterne sondern auch in Projekt externe und gesellschaftliche Zusammenhänge eingebunden sind, die sich ständig mehr oder weniger schnell und tiefgreifend verändern wie z.B. (Abhängigkeit von Kunden, Zulieferern, Politik, gesellschaftliche Werte und Normen etc.).
- Die Einmaligkeit der projektbezogenen Aspekte bedingt einerseits ein Arbeiten in unbekannten Strukturen und benötigt dementsprechend eine Selbstorganisation der Projekt Mitarbeitenden statt zentral getroffene Entscheidungen in der Linienorganisation. Andererseits wird der Einsatz neuer Arbeitsmethoden, Instrumente zur Planung und Überwachung und für neue Kommunikationsformen benötigt.
All diese Aspekte verleihen der Projektarbeit aber vorallem auch dem Projektmanagement grundsätzlich einen von Unsicherheiten und Spannungen geprägten, experimentellen Charakter. Diese Unsicherheiten und Spannungen können durch eine solide Projekt Initialisierung stark reduziert werden. An dieser Stelle verweisen wir gerne auf unser Produkt constagPIANO, welches für die professionelle Erarbeitung von Projekt Grundlagen steht. Aus der Komplexität des Geschehens ergeben sich besondere Gestaltungsweisen die eine Begleitung durch externe Berater deshalb sinnvoll machen kann.
Was muss ein Projektmanager in seinem Umfeld steuern?
Jedes Projekt steht unter dem Einfluss von sechs Variablen, also müssen zur Steuerung der Projektleistung die folgenden sechs Dimensionen gesteuert werden:
- Kosten
Das Projekt muss bezahlbar sein. Zwar wird man vor Projektbeginn ein bestimmtes Budget festsetzen, dennoch können etliche Faktoren dazu führen, dass man dieses Budget überschreitet – oder auch unerwartete Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufdeckt. - Zeitrahmen
Damit eng verbunden ist die dem Projektmanager gewiss ebenso häufig gestellte Frage: «Wann wird das Projekt abgeschlossen sein?» - Qualität
Der Termin- und Budget-gerechte Abschluss eines Projekts hat wenig Sinn, wenn das Projektergebnis unbrauchbar ist. Die Ergebnisse eines Projekts müssen den beabsichtigten Zweck erfüllen. - Umfang
Was genau wird das Projekt liefern? Wenn sich die verschiedenen Projektbeteiligten darüber nicht im Klaren sind, ist die Gefahr gross, dass sie aneinander vorbei reden. Beispielsweise nimmt der Kunde an, dass eine Einbauküche und das Bad im Preis für das Haus enthalten sind; für den Lieferanten dagegen sind dies kostenpflichte Extras. Je grösser ein Projekt ist, desto aufwändiger und komplexer ist die Definition des Umfangs, bis alle Beteiligten sich darin einig sind. - Risiko
Alle Projekte bringen Risiken mit sich, aber wieviel Risiko sind wir bereit zu akzeptieren? Sollten wir das Haus in der Nähe einer stillgelegten Mine bauen, wo möglicherweise Bodensenkungen auftreten können? Wenn ja, können wir dann etwas gegen dieses Risiko unternehmen? Vielleicht eine Versicherung abschliessen oder ein Gutachten erstellen lassen oder entsprechende bauliche Massnahmen einplanen? - Nutzen
Die wahrscheinlich am häufigsten vergessene Frage ist «Warum tun wir das?» Es genügt nicht, das Haus Termin- und Budget-gerecht in der geforderten Qualität zu bauen, wenn wir es letztendlich nicht mit Gewinn verkaufen oder vermieten oder glücklich darin leben können. Der Projektmanager muss eine klare Vorstellung davon haben, welchen Zweck das Projekt als Investition verfolgt. Nur so kann er dafür sorgen, dass die Projektergebnisse den angestrebten Nutzen erfüllen.
Der Zweck von Projektmanagement und der Projektsteuerung ist, die anfallenden Arbeiten zuzuweisen und zu verfolgen, offene Punkte zu bearbeiten, erzielte Fortschritte an den Steuerungsausschuss und den Auftraggeber zu kommunizieren und gegebenfalls Korrekturmassnahmen einzuleiten, damit das Projekt innerhalb den Toleranzen bleibt.
Projektführer oder Projektleiter?
Führung liegt nur dann vor, wenn ein Einflussversuch auf die zu beeinflussenden Personen von diesen akzeptiert wird und dies sich in ihrem beabsichtigten Verhalten niederschlägt. Führung ist damit die Beeinflussung des Verhaltens von Mitarbeitenden. Leiten heisst im Unterschied zu Führen, Entscheidungen auf der Sachebene zu treffen.
Dementsprechend muss in einem Unternehmen sich die Frage bezüglich Leitung oder Führung gestellt werden. Muss ein Innovationsprojekt wie z.B. die Erschliessung eines neuen Geschäftsmodells oder eine IT Transformation zum Service Dienstleister gestartet werden, muss dieses Projekt durch einen «Führer» geleitet werden. Nur mit der nötigen Führungserfahrung und der aktiven Zusammenarbeit mit den Projektmitarbeitenden können entsprechend benötigte Ideen und dementsprechende Innovationen oder Veränderungen in den Organisationen erziehlt werden.
constagMAESTRO – constag Projektmanagement
Die constag Mitarbeitenden besitzen je eine über zehnjährige Führungserfahrung in unterschiedlichen Unternehmungen und sind dementsprechend in der Lage die Rolle als Projektführer aber auch als Projektleiter wahrzunehmen.
In den folgenden Bereichen weisen die constag Mitarbeitenden aktive Erfahrungen im Projektmanagement auf.
Damit der Aspekt der betrieblichen Erbringung von Dienstleistungen nicht zu kurz kommt, stellen wir auch unsere Erfahrung als Interimsmanager zur Verfügung. Dies ermöglicht unseren Kunden eine nahtlose Implementierung der benötigten Veränderungen in eine IT-Organisation mit nur einem Ansprechspartner.
constagMAESTRO wird von weiteren constag Produkten flankiert. constagPIANO kümmert sich um einen solide Projekt Initialisierung, constagMAN bietet Ihnen eine Interimsmanagement Dienstleistung und constagCHANGE bietet Ihnen die IT Organisationentwicklung.
