Das Departement für Erziehung und Kultur des Kanton Thurgau – DEK ist zuständig für die Bereiche Bildung, Kultur und Sport im Kanton Thurgau. Folgende Ämter sind diesem Departement unterstellt:
- Amt für Volksschule
- Amt für Mittel- und Hochschulen
- Amt für Berufsbildung und Berufsberatung
- Sportamt
- Kantonsbibliothek
- Kulturamt
- Amt für Archäologie
Die Erarbeitung der Domänen Architektur wurde als Einstieg in das Projekt zur Analyse der IT Organisation und der verwendeten Business Applikationen bei den Berufsfach- und Mittelschulen verwendet. Damit konnte das gegenseitige Verständnis zwischen dem Lehrauftrag der Schulen und der technischen Seite der Informatik innerhalb der Projektgruppe geschaffen werden. Während verschiedenen Workshops wurden gemeinsam die benötigten Architektur Domänen mit den entsprechenden Domänen Services der Berufsfach- und der Mittelschulen definiert, beschrieben und grafisch dargestellt.
Nach der Erarbeitung der Domänen Architektur wurde die zukünftige Strategie bezüglich dem Umgang mit Business Applikationen im Berufsfach- und Mittelschul Umfeld festgelegt. Dabei entstehen drei Varianten (Best of Breed, Applilkationen pro Domäne oder ein Monolythisches System für sämtliche Domänen). Die Variante «Best of Breed» mit einer Application Integration Plattform (EAI, ESB, etc.) wurde durch den Lenkungsausschuss gewählt und von der Projektgruppe weiterverfolgt und entsprechend ausgearbeitet.
Basierend auf den erarbeiteten Erkenntnissen musste der Fokus des geplanten Projekts erweitert werden. Dazu wurde eine neue Projekt Initialisierungsphase gestartet, um die zusätzlichen Arbeitspakete sowie die Aufwände, interne und externe Kosten, die Terminplanung und auch die neuen Projektrisiken zu erarbeiten. Basierend auf diesen neuen Rahmenbedingungen für das Projekt wurde vom Projekt Lenkungsausschuss sowie vom Departement für Erziehung und Kultur die benötigte Freigabe erteilt.
Während der gesamten Projektdauer wurde das fachliche Projektmanagement sowie das Aufwand- und Kosten Reporting entsprechend durchgeführt. Das Projektmanagement «SV2020» stellte die auf den Kunden abgestimmte und wirtschaftliche Erarbeitung aller benötigten Lieferobjekte sicher.
Damit einerseits das Verständnis der Projektgruppe bezüglich den Business Prozessen in den Berufsfach- sowie Mittelschulen aufgebaut werden und andererseits die Domänenarchitektur mit den Business Prozessen verknüpft werden konnte, wurden für beide Kategorien von Schulen entsprechende Prozesslandkarten erarbeitet. Mit jeder Schule wurden anschliessend Prozessworkshops durchgeführt und die generische Prozesslandkarte pro Schule verfeinert. Gleichzeitig wurde in diesen Gesprächen das Applikations-Inventar erhoben und den Prozessen und somit den Architektur Domänen zugewiesen.
Mit den gewonnen Applikationsinventardaten wurden anschliessend entsprechende Peer-Gruppen definiert, welche in den Applikationsbewertungsprozess einbezogen wurden. Dieser Prozess gliederte sich in eine technische Bewertung, welche durch die zuständigen Informatiker gemacht wurde, in eine Business Bewertung und zuletzt in eine finanzielle Betrachtung. Alle drei Bewertungsbereiche wurden anschliessend, basierend auf einem vorgängig definierten Kalkulationsschema, berechnet und die entsprechenden strategischen Empfehlungen formuliert.
Für die, bei den Berufsfachschulen tätige zentrale ICT Organisation, wurde eine umfassende IT-Risiko Analyse vorgenommen und die verschiedenen Aspekte der Organisation, der Physischen Sicherheit, des IT Umfelds, des IT Managements und der Notfallvorsorge beleuchtet. Ein entsprechend umfassendes Reporting mit den nötigen Verbesserungsvorschlägen wurde durch die Projektgruppe ebenfalls erstellt.
Die durch das Projekt erhobenen Daten und vorgeschlagenen Vorgehen und Veränderungen, fordern eine neu aufgestellte gemeinsame IT-Organisation der Berufsfach- und Mittelschulen. Basierend auf diesen Erkenntnissen wurden durch die Projektgruppe verschiedene Vorschläge für mögliche IT-Organisationskonzepte mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten definiert.
Für die neuen verschiedenen vorgeschlagenen IT-Organisationskonzepte wurden auch entsprechende Governance Konzepte mit den strategischen, taktischen und operativen Defintionen erarbeitet.
