Mit solider Projekt Initialisierung erfolgreicher im Wandel
Kann eine IT Organisation dem heutigen schnellen Wandel nicht folgen, verliert sie ihre Leistungsfähigkeit. Das Management muss daher Voraussetzungen schaffen, dass «Business as Usual» und «Business Change» gleichermassen bewältigt werden können. Mit Projekten werden Veränderungen eingeführt. Damit auch klar wird, welche Veränderungen erwünscht sind, wird eine solide Projekt Initialisierung benötigt. Auch wenn sich viele der dafür erforderlichen Fähigkeiten gleichen, so gibt es doch einige entscheidende Unterschiede zwischen dem Management von Linienfunktionen im alltäglichen Geschäftsbetrieb und dem Management von Projekten.
Was ist anders in Projekten
Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation zum Zweck, eines oder mehrere Ergebnisse in Übereinstimmung mit einem definierten Business Case zu liefern. Um alle Aspekte eines Projekts unter Kontrolle zu haben, muss es einen soliden Plan geben. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers zu planen, in welcher Reihenfolge die Vorgänge stattfinden; zu ermitteln, wie viele Personen wann und wo benötigt werden; zu berechnen, zu welchem Preis das Projekt durchgeführt werden kann.
Die Projekt Initialisierung legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt
Zweck einer soliden Projekt Initialisierung ist, der Organisation ein klares Bild davon zu vermitteln, was mit den geplanten Arbeiten verbunden ist, bevor grössere finanzielle Mittel zugesagt werden. Das Ziel ist sicherzustellen, dass alle Beteiligten dieselbe Grundlage und das gleiche Verständnis haben:
- Die Gründe für das Projekt, den erwarteten Nutzen und damit verbundene Risiken
- Den Umfang der durchzuführenden Arbeiten und welche Ergebnisse geliefert werden müssen
- Wie und wann die Projektergebnisse geliefert werden und welche Kosten entstehen
- Wer an der Entscheidungsfindung im Projekt beteiligt ist
- Wie die geforderte Qualität erreicht wird
- Wie mit Risiken umgegangen wird
- Wer wie im Projekt informiert
«So manches Projekt beginnt diffus und endet leider auch so»
«Hat man ein Projekt, dann kann man doch direkt loslegen. Initialisierung ist nur Bürokratie! Für Formalitäten haben wir keine Zeit, wir müssen Ergebnisse zeigen!» So denken Projektleiter und deren Auftraggeber mit «Baggermentalität». Sie wollen am liebsten die Baugrube ausheben ohne die Pläne erstellt, die Statik berechnet oder gar die Fundamente gezeichnet zu haben. Oft haben sie nicht einmal verstanden, wozu das Gebäude überhaupt dienen wird, das hier errichtet werden soll.
Stellt sich die Frage: «Möchten Sie so ein Haus kaufen und bewohnen?»
Basierend auf den Erfahrungen der constag ag sollte der grösste Aufwand zu Beginn des Projekts investiert werden, damit die richtigen Entscheide getroffen werden können. Leider ist es in der Realität anders und produziert dadurch sehr oft Mehrkosten und Projektverzögerungen
Ein solider Grundstein jedes Projekts ist die Durchführung einer Projekt Initialisierung und die damit verbundene Erstellung der entsprechenden Projektdokumentation.
Projektselektion dank Initialisierung
In den Unternehmen geht es immer darum, die richtige Anzahl wichtiger Projekte zu starten. Meist gibt es mehr Wünsche bezüglich neuer Projekte, als sich ein Unternehmen leisten kann. Projekte entstehen immer in einem Zusammenhang mit den Absichten einer Organisation. Die Projektidee muss es in die Initialisierungsphase schaffen um ins Programm der Projekte aufgenommen zu werden.
Um ein Projekt richtig starten zu können, müssen im Vorfeld viele Fakten erarbeitet werden, damit unternehmerische Entscheide gefällt werden können. Es werden die Ziele, die Rahmenbedingungen für das Projekt, der Business Case, die benötigten Ressourcen und die erwarteten Risiken festgehalten. Eine erfolgreiche Projekt-Initialisierung endet damit, dass die Projektdurchführung vom Auftraggeber oder der Geschäftsleitung freigegeben wird.
Dieser Formalismus schützt das Unternehmen vor einer nicht zu bewältigenden Menge an Projekten. Er gibt dem Projektteam eine klare Ausrichtung und vor allem erreichbare Ziele, welche für die Motivation und den Erfolg des Projekt-Teams enorm wichtig sind.
Was wollen wir in einer Projekt Initialisierung erarbeiten, damit das Projekt gesteuert werden kann?
- Kosten
Das Projekt muss bezahlbar sein. Zwar wird man vor Projektbeginn ein bestimmtes Budget festsetzen, dennoch können etliche Faktoren dazu führen, dass man dieses Budget überschreitet – oder auch unerwartete Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufdeckt. - Zeitrahmen
Damit eng verbunden ist die dem Projektmanager gewiss ebenso häufig gestellte Frage: «Wann wird das Projekt abgeschlossen sein?» - Qualität
Der Termin- und Budget-gerechte Abschluss eines Projekts hat wenig Sinn, wenn das Projektergebnis unbrauchbar ist. Die Ergebnisse eines Projekts müssen den beabsichtigten Zweck erfüllen. - Umfang
Was genau wird das Projekt liefern? Wenn sich die verschiedenen Projektbeteiligten darüber nicht im Klaren sind, ist die Gefahr gross, dass sie aneinander vorbei reden. Beispielsweise nimmt der Kunde an, dass eine Einbauküche und das Bad im Preis für das Haus enthalten sind; für den Lieferanten dagegen sind dies kostenpflichte Extras. Je grösser ein Projekt ist, desto aufwändiger und komplexer ist die Definition des Umfangs, bis alle Beteiligten sich darin einig sind. - Risiko
Alle Projekte bringen Risiken mit sich, aber wieviel Risiko sind wir bereit zu akzeptieren? Sollten wir das Haus in der Nähe einer stillgelegten Mine bauen, wo möglicherweise Bodensenkungen auftreten können? Wenn ja, können wir dann etwas gegen dieses Risiko unternehmen? Vielleicht eine Versicherung abschliessen oder ein Gutachten erstellen lassen? - Nutzen
Die wahrscheinlich am häufigsten vergessene Frage ist «Warum tun wir das?» Es genügt nicht, das Haus Termin- und Budget-gerecht in der geforderten Qualität zu bauen, wenn wir es letztendlich nicht mit Gewinn verkaufen oder vermieten oder glücklich darin leben können. Der Projektmanager muss eine klare Vorstellung davon haben, welchen Zweck das Projekt als Investition verfolgt. Nur so kann er dafür sorgen, dass die Projektergebnisse den angestrebten Nutzen erfüllen.
In sechs Schritten zur Projekt Initialisierung
- Schritt 1: Workshop mit dem Auftraggeber und Erstellen einer Projektvision, Definieren der Projektziele und den Abhängigkeiten
- Schritt 2: Abbilden der benötigten Management Phasen, technischen Phasen, der einzelnen Arbeitspakete und der Aktivitäten pro Arbeitspaket
- Schritt 3: Definieren der Projektorganisation und der benötigten Projekt Mitarbeitenden sowie der Sachgüter
- Schritt 4: Durchführen der Aufwand- und Kostenschätzung pro Aktivität innerhalb der Arbeitspakete sowie der entsprechenden Ressourcenplanung
- Schritt 5: Definieren der vollumfänglichen Projekt Terminplanung pro Aktivität, Arbeitspakete, technischen Phasen, Management Phasen und der Meilensteine
- Schritt 6: Definition der Projektrisiken und der geeigneten Risiko Vorsorge Massnahmen
constagPIANO – die passende Projekt Initialisierung für jede Projektgrösse
Wieso wir unsere Projekt Initialisierung constagPIANO nennen? Piano steht im Italienischen für Plan. Ein Klaviervirtuose, der Maestro, benötigt einen hervorragenden Konzertflügel, das Piano, um die perfekte Musik zu spielen. Für den Projektleiter, constagMAESTRO, ist das sein Projektplan, constagPIANO. Und schliesslich ist «piano, piano» gleich bedeutend mit «ruhig Blut, zuerst überlegen».
Die Bewertung der folgenden Komplexitätsfaktoren wird zusammen mit dem Kunden vorgenommen und daraus ergibt sich der Umfang und die Kosten für die entsprechende Variante zur Erstellung der Projekt Initialisierung:
Folgende constagPIANO Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- constagPIANO Small
Diese Produkt Variante wird Ihnen zu einem Festpreis angeboten. - constagPIANO Medium
Diese Produkt Variante wird Ihnen zu einem Festpreis angeboten. - constagPIANO Large
Diese Produkt Variante wird Ihnen zu einem Festpreis angeboten. - constagPIANO Extra Large
Diese Produkt Variante wird nach effektivem Aufwand angeboten.
Folgende Lieferobjekte stehen Ihnen nach der Projekt Initialisierung bei allen constagPIANO Varianten zur Verfügung:
- Vollumfängliche Management taugliche PowerPoint Präsentation mit Projekt Organisation, Projektphasen, Projektstrukturplan, Terminplänen, Meilensteinplanung, Aufwand – und Kosten Grafiken
- Vollumfängliche Arbeitspaket Definition mit sämtlichen Lieferobjekten, Aufwand Schätzungen Intern und Extern, Kosten aller Sachgüter, Ressourcenplanung aller Projekt Teilnehmenden
- Projekt Risikomanagement mit Ausgangsrisiken und der Möglichkeit laufende Risikoeinschätzungen vornehmen zu können
- Microsoft Project Datei für die Durchführung des Projekts
Unser standardisiertes Vorgehen von constagPIANO sehen Sie in unseren verschiedenen Dokumentationen. Es steht Ihnen aktuell ein Faltprospekt zur Verfügung.
Damit der Aspekt der qualitativen Erbringung von Projekten nicht zu kurz kommt, stellen wir auch unsere Erfahrung als Projektmanager zur Verfügung. Dies ermöglicht unseren Kunden eine nahtlose Projektdurchführung von der Initialisierungsphase bis zum Projektabschluss.
constagPIANO wird von weiteren constag Produkten flankiert. constagMAESTRO kümmert sich um das Projektmanagement, constagMAN bietet Ihnen eine Interimsmanagement Dienstleistung und constagCHANGE bietet Ihnen die IT Organisationentwicklung.
