VIP Support – unnötiges Konstrukt oder Tatsache? Sollte dieser geregelt sein oder machen diesen einfach Alle, ohne die entsprechenden Definitionen und Kosten jeweils auszuweisen? Wir werden hier im Folgenden aufzeigen, dass es durchaus sehr gewichtige Gründe für die Einführung eines dedizierten VIP Supports gibt und wie man diesen je nach Ihrer individuellen Situation gestalten kann.
Weshalb ein VIP Support Sinn machen kann, erklären wir aus unterschiedlichen Perspektiven.
Aus der Perspektive der Kosten sind im Regelfall die Kunden eines VIP Supports die teuersten Mitarbeitenden eines Unternehmens. Rechnet man nun eine Stunde Ausfallzeit eines solchen VIPs gegen die Kosten eines dedizierten VIP Support Mitarbeitenden, so wird schnell klar, dass jede Minute, die der VIP (Very Important Person) früher wieder arbeiten kann, bares Geld wert ist. Diese Bilanz kann noch verbessert werden, wenn die VIP Supportenden während ihrer «idle time» im Standard-Support arbeiten.
Aus der Perspektive der Effektivität übertragen Sie das zum Punkt Kosten gesagte kurz auf einen Event, bei dem mehrere VIPs teilnehmen, welcher eventuell auch noch ausserhalb des Unternehmens stattfindet und es ist nun leicht sich vorzustellen, dass ein solcher Event ohne einen bereitsehenden VIP Support schnell ineffektiv und allenfalls höchst mühsam werden kann.
Aus der Perspektive der Aussenwirkung stellen Sie sich eine Präsentation der Geschäftsleitung vor Investoren vor. Und plötzlich taucht irgendein technischer Fehler auf, der eine Weiterführung der Präsentation unmöglich macht. Jetzt ist es schon fast überlebenswichtig, dass dieser Fehler schnell und professionell behoben wird. Noch besser wäre es natürlich, wenn durch professionelle Vorbereitung durch den VIP Support es erst gar nicht zu einem Fehler kommen würde. Dies gilt offensichtlich auch für alle anderen für das Unternehmen wichtigen Präsentationen und Meetings.
Die folgende Grafik verdeutlicht wie ein VIP Support in einem Unternehmen aussehen kann.
Die Prinzipien der VIP Support Gestaltung sind aus Sicht der constag ag folgende:
- VIP Support ist immer ein Vor-Ort Support.
- VIP Supportende sind das Aushängeschild der IT und sollte diesem in Expertise und Auftreten gerecht werden.
- Der VIP Support sollte im Standard-Support-Tool abgebildet sein, um entsprechende Dokumentations- und Reporting- Funktionen eines jenen nutzen zu können. Durch einen Assistenz Prozess (Anlegen eines Incidents im Auftrag eines VIPs) kann der administrative Aufwand für den VIP auf 0 reduziert werden.
- Einrichtung von Routine VIP Support Abläufen (Bsp. morgendlicher Probelauf aller Videokonferenzsysteme).
Weitere Informationen zu unserem Angebot betreffend VIP Supports und unseren Erfahrungen in diesem Bereich erhalten Sie unter constagCUBE, im Bereich der individuellen Dienstleistungen oder auf unserer Website.