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Mit constagBILL zu effektivem IT Finanzmanagement

Der Anteil der direkten und indirekten IT-Kosten an den Gesamtprozesskosten vieler Unternehmen und Verwaltungen steigt kontinuierlich. Die Ablösung traditioneller Verfahren der Prozessunterstützung reduziert die "Papierabwicklung" bei klassischen Prozessen. Innovationen der Informationstechnologie finden Eingang in die Geschäftsprozesse durch die elektronische Unterstützung. Oft erreichen IT-Kosten prozentual bereits einen wesentlichen Anteil der Prozesskosten im Unternehmen. Effektives IT Controlling mit aussagekräftigen IT Controlling Kennzahlen ist gefragt.

Das IT-Paradigma

Viele Unternehmen haben an zwei starren Verhaltensweisen zu beissen: der IT als Verhinderer und dem Wunschkonzert der Geschäftsbereiche. Das Business bestellt IT-Services, die Geschäftsanforderungen geben den Takt vor, Time-to-Market diktiert, und die interne IT kostet ja (vermeintlich) nichts. Der IT steht ein definiertes, vielleicht sogar reduziertes Budget zur Verfügung, mit dem auch die rein internen IT Projekte und Ersatzbeschaffungen finanziert werden müssen. Da wird es bei den vielen durchaus berechtigten, aber nicht immer prioritären Wünschen schnell eng. Mit dem Effekt, dass die IT-Organisation abwinken muss.

In der Folge sind beide Seiten zunehmend frustriert: Die IT, weil sie lieber als Enabler handeln würde, die Geschäftsbereiche, weil sie in ihren Tätigkeiten gebremst werden. Die Ursache rührt daher, dass internes Geld nicht spürbar ist; dass keine Kostentransparenz herrscht; dass die Business Cases in der IT gemacht werden anstelle in den Geschäftsbereichen.

Das Hauptproblem an IT-Kosten ist, dass diese anhand der gebuchten Kostenarten in der IT Kosten und Leistungsrechnung nicht mit dem daraus entstandenen Nutzen gegenüber gestellt werden können. Deshalb ist es enorm wichtig die IT-Kosten immer gleichzeitig auch mit den IT-Leistungen in den Kontext zu bringen.

Strategisches IT Controlling

Viele Unternehmen erkennen deshalb, dass eine leistungsorientierte IT Kostenrechnung notwendig ist. Ein Grossteil dieser Unternehmen verrechnen IT-Kosten noch über Gesamtschlüssel. Die Steuerung der IT-Kosten in diesem Falle ist sehr schwierig wenn nicht sogar unmöglich. Mit einer leistungsorientierten IT Service Verrechnung werden die IT Service Kosten und IT-Leistungen über Bezugsgrössen geplant, kontrolliert und gesteuert. Die Verrechnung und Steuerung basiert auf der Basis von Vereinbarungen zwischen der IT-Organisation und dem Abnehmer (SLA). 

Kosten-Nutzen müssen im Business kalkuliert werden, erst dadurch entsteht ein Bewusstsein für die Kostenfolge. Und das hört nicht bei den Innovationsprojekten auf. Die Investitionen müssen amortisiert, die beschafften IT-Mittel gewartet und das dafür notwendige IT-Personal entlohnt werden. Genau diese Kosten finden sich in den Servicepreisen wieder. Und mit der Serviceverrechnung werden Kosten und Aufwand transparent gemacht, das IT Budget wird vom viel zitierten Schreckgespenst zur plan- und priorisierbaren Realität.

Jedes IT-Mittel, das ein Anwender benutzt – angefangen bei seinem elektronischen Arbeitsplatz, über Drucker und Mobile Phone, hin zu den Server-basierten Applikationen – basieren auf Anschaffungen und Leistungen in der IT-Abteilung. Und da liegt auch schon der Hase im Pfeffer: die Leistungen. Nicht nur die Projektleistungen müssen berücksichtigt werden, sondern auch die Betriebsleistungen, die für die Bereitstellung der IT-Mittel notwendig sind. Nicht zu vergessen die administrativen, strategischen und Führungs-Leistungen in der IT. Leistungen sind Aufwand sind Kosten. Für eine differenzierte und genaue Zuordnung der Kosten definieren wir deshalb sogenannte IT-Leistungsbänder.

IT Service Verrechnung Leistungsbänder

Innerhalb der Leistungsbänder MtB, CtB und RtB werden die Leistungen festgelegt und abgegrenzt:

  • In Manage the Business Kostentreiber wie IT Management, Beratung von (internen) Kunden, strategisch-konzeptionelle und administrative Aufwände, u.a.
  • In Change the Business Kostentreiber wie Projektleitungen, Erstellung von Konzepten und technischen Spezifikationen, Software Engineering, Tests u.a.
  • In Run the Business Kostentreiber wie System- und Applikations-Wartung, Migrationen, Ersatzinvestitionen, Lizenzen, Amortisationen, Hardware und Software, Support u.a.

Mit den Leistungsbändern ist definiert, wo welche Leistungen und damit Kosten entstehen. Weiter benötigt es für die Bestimmung des Leistungsumfangs einen Servicekatalog, in dem die Services und ihre Serviceprodukte definiert sind. Und das Mengengerüst, das aus dem Inventar ermittelt wird. Zusätzlich zu Strom, Klimatisierung, Hardware, Software etc. benötigt es auch Manpower. Diese Leistungen müssen über Zeitrapportierung in einem entsprechenden Tool erfasst, gemessen und den entsprechenden Leistungsbändern zugeordnet werden. Ein korrektes Benchmarking der IT-Kosten wird nun erstmals möglich.

constagBILL - die constag IT Service Verrechnung

Die constag IT-Service Verrechnung gliedert sich in folgende Einheiten, wobei die verschiedenen Optionen frei wählbar sind.

IT Controlling - Produktstruktur von constagBILL

Unser standardisiertes Vorgehen sehen Sie in unserem Produktfilm oder der Produkt Präsentation (Registrierung erforderlich). 

Damit der Aspekt der Qualitativen Erbringung der IT-Services nicht zu kurz kommt, haben wir im Bereich IT Service Management das Produkt constagCUBE entwickelt. Dies ermöglicht unseren Kunden eine schrittweise Integration von Service Management, sodass die internen Mitarbeitenden eine Chance erhalten die Fähigkeiten zu entwickeln.

constagBILL wird von weiteren constag Produkten flankiert. constagGRID kümmert sich um Ihre IT-Governance, constagCHANGE bietet Ihnen die IT-Organisationsentwicklung und mit constagHORIZON sorgen Sie durch die Definition einer IT-Strategie für eine effektive IT-Organisation, welche die Unternehmensziele unterstützt.

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