constagBILL Service Verrechnung

constagLETTER Sommer 2015

Geschätzte Kunden,
liebe Freunde und Bekannte

Über IT Services haben wir schon wiederholt geschrieben. Was wir noch anfügen müssen: IT Services dürfen keine Geschenke sein. Wie sonst sollen sich die Benutzenden klar werden, dass diese in der IT des Unternehmens Aufwand und Kosten verursachen. IT Services ohne Preis, ohne Kostenfolge lösen unterschwellig eine Menge aus. Was Sie damit erreichen, wenn Sie sie verrechnen, erklären wir in diesem constagLETTER.

Verhinderer vs. Wunschkonzert

Wunschkonzert an die IT ohne Serviceverrechnung

Viele Unternehmen haben an zwei starren Verhaltensweisen zu beissen: der IT als Verhinderer und dem Wunschkonzert der Geschäftsbereiche. Das Business bestellt "wild" darauf los, die Geschäftsanforderungen geben den Takt vor, Time-to-Market diktiert, und die interne IT kostet ja (vermeintlich) nichts. Der IT steht ein definiertes, vielleicht sogar reduziertes Budget zur Verfügung, mit dem auch die rein internen IT Projekte und Ersatzbeschaffungen finanziert werden müssen. Da wird es bei den vielen durchaus berechtigten, aber nicht immer prioritären Wünschen schnell eng. Mit dem Effekt, dass die IT abwinken muss.

In der Folge sind beide Seiten zunehmend frustriert: Die IT, weil sie lieber als Enabler handeln würde, die Geschäftsbereiche, weil sie in ihren Tätigkeiten gebremst werden. Die Ursache rührt daher, dass internes Geld nicht spürbar ist; dass keine Kostentransparenz herrscht; dass die Business Cases in der IT gemacht werden anstelle in den Geschäftsbereichen.

Kosten-Nutzen müssen im Business kalkuliert werden, erst dadurch entsteht ein Bewusstsein für die Kostenfolge. Und das hört nicht bei den Innovationsprojekten auf. Die Investitionen müssen amortisiert, die beschafften IT-Mittel gewartet und das dafür notwendige IT-Personal entlöhnt werden. Genau diese Kosten finden sich in den Servicepreisen wieder. Und mit der Serviceverrechnung werden Kosten und Aufwand transparent gemacht, das IT Budget wird vom viel zitierten Schreckgespenst zur plan- und priorisierbaren Realität. Die IT-Organisation kann sich jetzt zum Dienstleister transformieren.

Bestimmung des Leistungsumfangs

Jedes IT-Mittel, das ein Anwender benutzt – angefangen bei seinem elektronischen Arbeitsplatz, über Drucker und Mobile Phone, hin zu den Server-basierten Applikationen – basieren auf Anschaffungen und Leistungen in der IT-Abteilung. Und da liegt auch schon der Hase im Pfeffer: die Leistungen. Nicht nur die Projektleistungen müssen berücksichtigt werden, sondern auch die Betriebsleistungen, die für die Bereitstellung der IT-Mittel notwendig sind. Nicht zu vergessen die administrativen, strategischen und Führungs-Leistungen in der IT. Leistungen sind Aufwand sind Kosten. Für eine differenzierte und genaue Zuordnung der Kosten definieren wir deshalb sogenannte IT-Leistungsbänder.

Leistungsbaender defineiren

 

Innerhalb der Leistungsbänder MtB, CtB und RtB werden die Leistungen festgelegt und abgegrenzt:

  • In Manage the Business Kostentreiber wie IT Management, Beratung von (internen) Kunden, strategisch-konzeptionelle und administrative Aufwände, u.a.

  • In Change the Business Kostentreiber wie Projektleitungen, Erstellung von Konzepten und technischen Spezifikationen, Software Engineering, Tests u.a.

  • In Run the Business Kostentreiber wie System- und Applikations-Wartung, Migrationen, Ersatzinvestitionen, Lizenzen, Amortisationen, Hardware und Software, Support u.a.

Mit den Leistungsbändern ist definiert, wo welche Leistungen und damit Kosten entstehen. Weiter benötigt es für die Bestimmung des Leistungsumfangs einen Servicekatalog, in dem die Services und ihre Serviceprodukte definiert sind. Und das Mengengerüst, das aus dem Inventar ermittelt wird. Zusätzlich zu Strom, Klimatisierung, Hardware, Software etc. benötigt es auch Manpower. Diese Leistungen müssen über Zeitrapportierung in einem entsprechenden Tool erfasst, gemessen und den entsprechenden Leistungsbändern zugeordnet werden.

Zuordnung der Kosten und Verrechnung

Die Zuordnung der Kosten – wer hat wieviel zu bezahlen – ist ein Knackpunkt in der Serviceverrechnung. Deshalb müssen sowohl für Run the Business wie für Change the Business Kalkulationsmodelle definiert werden. Dabei geht es darum, die aus dem IT Budget bekannten Kostenarten den Unternehmensbereichen anteilig zuzuweisen. Anschliessend werden die MtB- und RtB-Kosten auf die einzelnen Services verteilt resp. entsprechend ihren zugehörigen Serviceprodukten zugewiesen. Daraus resultiert schliesslich der Service-Preis, der dann aufgrund von Mengen oder einem Verteilschlüssel den einzelnen IT Kostenstellen verrechnet werden kann.

Steuerung der IT über Kostenverrechnung

Gesteuert werden die IT Kosten via SLA (Service Level Agreements, IT – Kunde) resp. UC (Underpinning Contract, IT – Lieferant) im Betrieb, über das Projekt Portfolio bei den Projekten und über Kostendächer oder Fixpreise bei den Beratungen. Das SLA definiert kurz gesagt Qualität, Tempo und Verfügbarkeit, die für den betreffenden Service zu erbringen sind. Je höher diese Parameter sind, desto mehr Leistungen und Ressourcen müssen dafür erbracht respektive eingesetzt werden. Was den Service-Preis beträchtlich in die Höhe treiben kann. Letztlich ist es für den Kunden erst aus dieser ganzen Kalkulation ersichtlich, welchen effektiven Wert aus der effizienten Nutzung der IT entsteht. Die daraus entstehende Transparenz wird Nutzung und Wertschätzung seitens Kunden sowie den Dialog mit dem Kunden nachhaltig verändern.

Serviceverrechnung im internationalen Umfeld

Unternehmen mit mehreren Länderniederlassungen, die die IT zentral aus einem Land beziehen, sind wegen der Steuerkonformität speziell auf eine professionelle Serviceverrechnung angewiesen. Diese muss zwingend auf einem detailliert erfassten Servicekatalog basieren, dessen Servicepreise marktkonform und auf Basis ausgewiesener Messdaten kalkuliert wurden. In spezifischen Verträgen zwischen den Legal Entities wird der komplette Leistungsbezug definiert.

constag wird zur Aktiengesellschaft

Neues constag Logo ab 1. Juli 2015Ab dem 1. Juli 2015 ist die constag eine Aktiengesellschaft. Unser Dienstleistungsangebot besteht unverändert aus ICT Beratung, Interims-Management, Projekt-Management und Engineering der Omnitracker Plattform. Ebenso verbleiben die bestehenden Besitzverhältnisse bei Erich Stähli und Matthias Staufer. Unser Erscheinungsbild erfährt bei Logo und Geschäftspapieren geringe Änderungen. Den Schritt zur Aktiengesellschaft machen wir, um eine solide Basis für den zukünftigen Ausbau unseres Portfolios bereitzustellen und die Zuverlässigkeit und Stabilität der Partnerschaften mit unseren Kunden zu bestätigen und langfristig zu sichern. Wir freuen uns auf weiterhin gute Geschäftsbeziehungen mit allen bestehenden sowie künftigen Kunden!

Dir schmücket der Sommer die Täler und Höhn!

Thurgau Sommer in Tälern und Höhen

Das Thurgauerlied besingt den Sommer – und den Apfelkanton – bereits seit Mitte des 19. Jahrhunderts! Eine echte Trouvaille, geschrieben von Johann Ulrich Bornhauser (1825–1848) und komponiert von Johannes Wepf (1810–1890), hier bei uns in Text und Ton!

Noch mehr Musikalisches finden Sie an den Bregenzer Festspielen, nämlich an einem ganz besonderen Anlass per Bodensee-Schiff für alle Opern-Liebhaber: "Nessun dorma" - eine der heute berühmtesten Arien für Tenor von Giacomo Puccini in seiner letzten Oper "Turandot".

Und wem es auf dem Bodensee zu nass ist, dem bietet sich per "Wüstenschiff" durch den Thurgau ein ganz anderes Schiffserlebnis: Kamelreiten im Thurgau.

Wir wünschen Ihnen allen von Herzen einen sonnig-warmen und erlebnisreichen Sommer!

Haben Sie ...

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constag, E-mail matthias.staufer@constag.ch, Mobile +41 79 339 17 79

Bis bald.

         

 

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